Versie mei 2024
Het is inherent aan onze dienstverlening dat er met persoonsgegevens gewerkt wordt.
In deze privacyverklaring wordt toegelicht op welke manier wij omgaan met de persoonsgegevens die we ter beschikking krijgen in het kader van onze activiteiten en dit overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de geldende wettelijke bepalingen in dit verband.
Volta Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals hieronder weergegeven.
1. Identiteits- en contactgegevens
Naam: Bolckmans Personeelsadvies CV
Handelsnaam: Volta Coaching
Zetel/adres: 2350 Vosselaar, Antwerpsesteenweg 215
Telefoonnummer: (+32) 478/26 08 39
Contactpersoon/verwerkingsverantwoordelijke: Jan Bolckmans
E-mail: info@volta-coaching.be
2. Verwerkingsdoeleinden
Volta Coaching verzamelt en verwerkt een aantal persoonsgegevens van cliënten met het oog op:
- de praktische uitvoering van de coaching
- de ruimere professionele dienstverlening die aangeboden wordt
- administratieve redenen
- het genereren van interne statistieken en interne studies
- communicatie
- marketing
- facturatie
Dit gebeurt steeds met de nodige omzichtigheid, in vertrouwelijkheid en veilige omstandigheden. De nodige maatregelen worden genomen om de gegevens van onze cliënten te beschermen en correct te bewaren.
Gegevens van cliënten zijn enkel toegankelijk voor de personen van onze organisatie en dit in het kader van onze professionele dienstverlening.
De website gebruikt tevens cookies om het bezoekersgedrag te analyseren.
3. Verwerkingsgrond
Volta Coaching verwerkt de persoonsgegevens van haar cliënten op grond van hun toestemming dan wel op basis van gerechtvaardigd belangen. Deze belangen omvatten o.a. het recht om te ondernemen en de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt. Tevens dienen bepaalde gegevens bewaard te worden in het kader van de vigerende wettelijke verplichtingen.
Voor zover de verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op basis van de toestemming van de cliënt, heeft deze laatste steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.
Gedurende de uitvoering van de aan ons verleende opdracht, kunnen de gegevens van de cliënt niet worden verwijderd teneinde de werking van onze dienstverlening te waarborgen.
Nadien dienen de grenzen van de wettelijke bewaarplichten gerespecteerd te worden.
4. Gegevens die verwerkt worden
Volta Coaching verwerkt volgende persoonsgegevens voor hogervermelde doelstellingen:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Rijksregisternummer
- Adresgegevens
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres(sen)
- Andere contactgegevens
- Persoonsgegevens waaruit etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken
- Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
- Testresultaten die worden afgenomen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst
- Inhoud CV
- Bankrekeningnummer(s)
- Overige gegevens die actief verstrekt worden aan onze organisatie
Cookies en tracking
Wij maken op onze website, bij onze online diensten en in het kader van onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid kan hierover alle informatie worden teruggevonden. In de cookie-instellingen kan per type cookie toestemming gegeven of geweigerd worden.
Volta Coaching gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw apparaat. De cookies die worden gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kan zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
5. Gegevensoverdracht
Volta Coaching deelt geen gegevens met derden, behoudens indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt of indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Louter boekhoudkundige gegevens kunnen worden verwerkt door een externe boekhouder, die eveneens gehouden is aan zijn beroepsgeheim en geen toegang heeft tot strikt persoonlijke en gevoelige informatie.
Indien een extern bedrijf (verwerker) de gegevens van een cliënt verwerkt in onze opdracht, zal een verwerkersovereenkomst worden gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van deze gegevens.
De persoonsgegevens van onze cliënten worden in geen geval doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.
6. Bewaartermijnen
Volta Coaching bewaart de persoonsgegevens van cliënten niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld.
In principe wordt een bewaartermijn van 7 jaar gehanteerd voor deze persoonsgegevens. Soms volgt er nog wel eens een aparte sessie enkele maanden of jaren na het initiële coachingtraject. Om goed te kunnen aansluiten op wat er voorheen gebeurd is, is het noodzakelijk om over de historiek te beschikken.
Er dient wel steeds rekening gehouden te worden met eventuele wettelijk bepaalde termijnen.
7. Waarborgen
Volta Coaching neemt alle maatregelen om de persoonsgegevens van cliënten zo goed mogelijk te beveiligen.
De gegevens van cliënten zijn enkel toegankelijk op onze computersystemen die met wachtwoorden beveiligd zijn. Deze worden enkel gebruikt door onze eigen medewerkers.
Op deze wijze wordt ongeoorloofde toegang voorkomen en worden de relevante gegevens op correcte wijze gehanteerd.
Indien u enige indicatie zou vaststellen van een beveiligingsprobleem of misbruik, kan u contact opnemen via het emailadres jan@volta-coaching.be.
8. Rechten van betrokken personen
Volta Coaching wijst de cliënt erop dat deze een aantal rechten heeft met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens:
8.1. Recht op informatie en inzage
U heeft het recht ons te vragen over welke persoonsgegevens wij van u beschikken en op welke manier deze gebruikt worden. Hiervan kan u een gratis kopie en verdere toelichting bezorgd worden.
Indien om bijkomende kopieën zou verzocht worden, kunnen wij omwille van administratieve kosten een billijke vergoeding aanrekenen.
Om te garanderen dat het verzoek tot inzage door de werkelijk betrokken persoon werd gedaan, vragen wij om hierbij een kopie van uw identiteitsbewijs te voegen.
8.2. Recht op correctie en aanvulling
U heeft het recht ons te vragen om uw persoonsgegevens zo nodig te corrigeren en/of aan te vullen, voor zover deze niet juist of actueel (meer) zouden zijn.
8.3. Recht op wissen
U heeft het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen, indien:
- de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de hogervermelde doeleinden
- u de toestemming voor de verwerking van uw gegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is (cfr. punt 3 van onderhavige privacyverklaring)
- u bezwaar maakt tegen de verwerking (cfr. infra) en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor deze verwerking zijn;
- uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
- uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting
Desgevallend zullen uw persoonsgegevens gewist worden, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om deze alsnog te verwerken of als de verwerking dient te gebeuren in het algemeen belang.
8.4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
Voor zover uw persoonsgegevens geautomatiseerd zouden verwerkt worden op basis van de door u verleende toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst, heeft u het recht om de verstrekt persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en (machine)leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerker/verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven.
U kan ons ook vragen om deze overdracht in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
8.5. Recht op beperking van de verwerking
U kan vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, indien:
- u de juistheid van de gegevens in kwestie betwist;
- de verwerking onrechtmatig is (maar u niet wil dat de gegevens gewist worden);
- uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor hogervermelde verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een eventuele rechtsvordering;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (cfr. infra), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.
Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
8.6. Recht van bezwaar
Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van eventuele opdrachten van algemeen belang, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw concrete situatie. Behalve indien het algemeen belang zwaarder doorweegt dan het uwe, zal de verwerking van uw gegevens gestaakt worden.
8.7. Recht om toestemming in te trekken
Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van uw toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.
In dat geval stoppen wij vanaf dan de verwerking van uw persoonsgegevens.
8.8. Uitoefening van voormelde rechten
Teneinde hogervermelde rechten uit te oefenen, wordt de cliënt gevraagd om een e-mail te verzenden naar het volgende e-mailadres: jan@volta-coaching.be.
9. Vragen en klachten
In geval van vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan steeds contact worden opgenomen met onze contactpersoon zoals omschreven onder punt 1 van onderhavige privacyverklaring.
Eventuele communicatie in die zin wordt, net als de overige communicatie met Volta Coaching, strikt vertrouwelijk behandeld.
De cliënt beschikt tevens over het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).